Personvern hos Taptlead.

Behandlingsansvarlig

Taptlead drives av Kasom Albakri, org.nr. 932 751 070.

Når Taptlead behandler personopplysninger i forbindelse med egen nettside, direkte henvendelser og egne kundeforhold, er Taptlead behandlingsansvarlig for disse opplysningene.

For personopplysninger om personer som ringer en bedrift som bruker Taptlead, vil bedriften som mottar henvendelsen normalt være behandlingsansvarlig. Taptlead behandler da opplysningene på vegne av bedriften som databehandler.

Hvilke opplysninger vi behandler

Når du bruker kontaktskjemaet

Hvis du sender oss en henvendelse gjennom nettsiden, kan vi behandle:

• navn
• bedriftsnavn
• e-postadresse
• telefonnummer
• innholdet i meldingen din
• nødvendige tekniske opplysninger knyttet til innsendingen

Kontaktskjemaet er ikke ment for helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger. Vi ber derfor om at slik informasjon ikke sendes gjennom skjemaet.

Når du er kunde hos Taptlead

Vi kan behandle kontaktinformasjon, bedriftsinformasjon, faktura- og betalingsopplysninger, avtaleinformasjon og informasjon som er nødvendig for å sette opp, administrere og levere tjenesten.

Når du ringer en bedrift som bruker Taptlead

Avhengig av hvordan tjenesten er satt opp, kan Taptlead behandle blant annet:

• telefonnummer fra innkommende anrop
• fornavn dersom dette er nødvendig
• hva henvendelsen gjelder
• relevant informasjon du selv oppgir i samtalen
• tidspunkt, varighet og nødvendig teknisk metadata

AI-resepsjonisten skal som utgangspunkt ikke be deg oppgi telefonnummer dersom nummeret allerede er tilgjengelig gjennom det innkommende anropet.

Formål og behandlingsgrunnlag

Henvendelser til Taptlead

Når du kontakter oss gjennom nettsiden eller direkte, bruker vi opplysningene for å kunne svare på henvendelsen, kommunisere med deg og vurdere et mulig kundeforhold.

Behandlingen bygger normalt på personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f – Taptleads berettigede interesse i å kunne motta, besvare og følge opp relevante henvendelser om virksomheten og tjenestene våre.

Dersom behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak på din anmodning før inngåelse av en avtale hvor du selv er avtalepart, kan behandlingen i stedet bygge på artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Kundeforhold og levering av tjenesten

Personopplysninger som er nødvendige for å inngå eller gjennomføre en avtale med en person som selv er avtalepart, behandles etter artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Når vi behandler kontaktopplysninger om ansatte, representanter eller andre kontaktpersoner hos en bedriftskunde, bygger behandlingen normalt på artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Den berettigede interessen er å kunne administrere kundeforholdet, kommunisere med kunden og levere tjenesten.

Regnskap og andre lovpålagte plikter

Opplysninger som må behandles eller oppbevares for å oppfylle regnskaps-, bokførings-, skatte- eller andre lovpålagte plikter behandles etter artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Drift og sikkerhet

Nødvendige tekniske logger og sikkerhetsopplysninger kan behandles etter artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Taptleads berettigede interesse er å kunne drifte, beskytte, feilsøke og forhindre misbruk av tjenesten.

Opplysninger behandlet for våre kunder

Når Taptlead behandler personopplysninger om innringere på vegne av en kunde, fastsetter kunden formålet og behandlingsgrunnlaget for behandlingen.

Taptlead behandler da opplysningene etter kundens dokumenterte instrukser og databehandleravtalen mellom kunden og Taptlead.

AI-resepsjonist og telefonsamtaler

Taptlead bruker teknologi for talegjenkjenning, AI-behandling og talesyntese for å kunne gjennomføre samtalen og forstå hva henvendelsen gjelder.

Dette innebærer at lyd fra samtalen må behandles teknisk mens samtalen pågår.

Taptlead har som utgangspunkt at telefonsamtaler ikke skal lagres som lydopptak.

Relevant informasjon fra samtalen kan behandles som tekst, sammendrag, henvendelsesinformasjon eller tekniske logger når dette er nødvendig for å håndtere henvendelsen, levere tjenesten, opprettholde sikkerhet eller gjennomføre nødvendig feilsøking.

Henvendelsen sendes videre til bedriften som bruker Taptlead, slik at bedriften kan følge opp kunden.

Taptlead er ikke konfigurert for systematisk å be om særlige kategorier av personopplysninger. Dersom en innringer selv oppgir slik informasjon, behandles den bare innenfor rammene av kundens instrukser og gjeldende personvernregler.

Automatiserte avgjørelser

AI-resepsjonisten brukes til å føre samtalen, forstå henvendelsen og videreformidle relevant informasjon.

Taptlead bruker ikke AI-resepsjonisten til automatiserte avgjørelser som har rettsvirkning for innringeren eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker personen.

Deling og underleverandører

Taptlead bruker eksterne leverandører for å levere og drifte nettsiden og tjenesten.

Dette kan blant annet omfatte leverandører av:

• webhotell og e-post
• kontaktskjema
• telefoni og samtaleruting
• plattform og teknisk infrastruktur
• AI- og språkmodeller
• talegjenkjenning og talesyntese
• teknisk kommunikasjon og drift

På nettsiden bruker Taptlead blant annet Webhuset for webhotell og e-post og Formspree for innsending av kontaktskjemaet.

For AI-resepsjonisttjenesten brukes ytterligere tekniske underleverandører. Den konkrete leverandørkjeden kan variere med oppsettet og dokumenteres overfor Taptleads bedriftskunder gjennom databehandleravtale og oversikt over underleverandører.

Der en leverandør behandler personopplysninger som databehandler for Taptlead, inngås databehandleravtale når dette kreves.

Taptlead selger ikke personopplysninger om kunder eller innringere.

Overføring utenfor EØS

Enkelte teknologileverandører kan være etablert utenfor EØS eller benytte infrastruktur eller underleverandører som innebærer at personopplysninger behandles fra land utenfor EØS.

Når en slik behandling innebærer en overføring etter personvernregelverket, skal overføringen ha et gyldig grunnlag etter reglene om internasjonale overføringer.

Dette kan for eksempel være en beslutning fra EU-kommisjonen om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EUs standard personvernbestemmelser (Standard Contractual Clauses – SCC), sammen med ytterligere beskyttelsestiltak der dette er nødvendig.

Du kan kontakte Taptlead dersom du ønsker mer informasjon om hvilke overføringsgrunnlag og beskyttelsestiltak som gjelder for en bestemt behandling.

Taptlead oppgir derfor ikke at alle personopplysninger nødvendigvis lagres eller behandles i Norge.

Hvor lenge opplysninger lagres

Kontakt med Taptlead

Henvendelser som ikke fører til et kundeforhold slettes normalt innen 12 måneder etter siste kontakt, med mindre vi har et dokumentert, saklig eller lovpålagt behov for å beholde opplysningene lenger.

Kundeforhold

Opplysninger som er nødvendige for å administrere og levere Taptlead lagres normalt så lenge kundeforholdet består.

Etter at kundeforholdet avsluttes, slettes eller anonymiseres opplysninger som ikke lenger er nødvendige.

Regnskaps-, faktura- og dokumentasjonsopplysninger kan oppbevares videre i den perioden Taptlead er forpliktet til etter gjeldende bokførings-, skatte- eller annen lovgivning.

Innringere og kundehenvendelser

Når Taptlead behandler personopplysninger på vegne av en kunde, fastsettes lagringen ut fra kundens dokumenterte instrukser, formålet med behandlingen og den tekniske konfigurasjonen av tjenesten.

Målet er at personopplysninger ikke skal beholdes lenger enn det som er nødvendig for å motta og videreformidle henvendelsen, levere tjenesten, opprettholde sikkerhet eller gjennomføre nødvendig feilsøking.

Tekstrepresentasjoner, sammendrag, metadata eller tekniske logger kan i enkelte tilfeller være lagret hos tekniske leverandører i en begrenset periode i samsvar med det aktuelle oppsettet og leverandøravtalene.

Nærmere regler om lagring og sletting for den enkelte bedriftskunde fastsettes i databehandleravtalen og tilhørende behandlingsinstruks.

Informasjonskapsler og sporing

Ved lansering bruker Taptlead ikke Google Analytics, Meta Pixel eller tilsvarende analyse- eller markedsføringssporing på nettsiden.

Taptlead plasserer derfor ikke analyse- eller markedsføringscookies som en del av det nåværende oppsettet.

Nødvendige tekniske opplysninger, eksempelvis IP-adresse, tidspunkt eller sikkerhetslogger, kan likevel behandles av webhotell eller andre tekniske leverandører som en del av drift, sikkerhet og innsending av kontaktskjema.

Dersom Taptlead senere tar i bruk analyse-, markedsførings- eller annen ikke-nødvendig sporing, vil denne informasjonen oppdateres og nødvendige valg eller samtykkeløsninger innføres der regelverket krever det.

Informasjonssikkerhet

Taptlead arbeider for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap, ødeleggelse og misbruk.

Dette innebærer blant annet å begrense tilgang til opplysninger, bruke relevante sikkerhetsfunksjoner hos våre leverandører og begrense innsamlingen til informasjon som er nødvendig for tjenesten.

Taptlead vurderer også hvilke personopplysninger som er nødvendige i den enkelte behandlingen og søker å begrense lagring og tilgang til det som faktisk er nødvendig.

Ingen teknisk løsning kan garanteres å være helt uten sikkerhetsrisiko.

Dine rettigheter

Avhengig av behandlingen og behandlingsgrunnlaget kan du ha rett til å:

• få informasjon om hvordan personopplysningene dine behandles
• få innsyn i personopplysninger om deg
• få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet
• be om sletting når vilkårene for dette er oppfylt
• be om begrensning av behandlingen
• protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• få utlevert opplysninger i et strukturert format når retten til dataportabilitet gjelder

Dersom henvendelsen gjelder opplysninger som Taptlead behandler på vegne av en kunde, vil den aktuelle bedriften normalt være behandlingsansvarlig.

Taptlead vil i slike tilfeller bistå kunden med å håndtere forespørselen i samsvar med databehandleravtalen og personvernregelverket.

Klage

Hvis du mener at personopplysninger om deg behandles i strid med personvernreglene, kan du kontakte oss slik at vi kan undersøke saken.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet .

Endringer i personvernerklæringen

Taptlead kan oppdatere denne personvernerklæringen dersom tjenesten, leverandørene, regelverket eller behandlingen av personopplysninger endres.

Den nyeste versjonen vil være tilgjengelig på denne siden, med dato for siste oppdatering.

Kontakt

Spørsmål om personvern eller behandling av personopplysninger kan sendes til:

Taptlead – Kasom Albakri
Org.nr. 932 751 070
kontakt@taptlead.no